スマホで現金出納帳を 入力する方法 (無料の家計簿アプリzaimを利用)

こんにちは、ワーママpicaco(@wmpicaco_)です。

飲食店経営で、経費の管理のためにエクセルで現金出納帳を作成していましたが、イチイチPCを開かなくてはならないのが面倒で、工夫して家計簿アプリ「zaim」を使ってスマホアプリで明細入力をすることにしました。その記事ではこの手順をまとめています。
PCをなるべく使わずにスマホで現金の入出金管理をしたい方には参考になるかと思います。

関連記事

スポンサーリンク

1 スマホでの現金出納帳を考えたきっかけ

うちのお店は現金での仕入れが非常に多く(現金の入出金が200明細/月 ほど発生)、レシートを見ながらの明細入力作業にかなり手間がかかる。

始めは自宅でエクセル入力をしていたが、小さな子供の育児中なこともあり、まとまってPCを開く時間が取りづらく困っていた。

現金出納帳用のアプリがあったりしないかな?と探してみたけど、有料の会計アプリはあっても、無料でしっくりくるのは見つからない。
そこで、プライベートで使っていたzaimという家計簿アプリで明細入力することを思いついた。明細入力だけをzaimで行い、月末にCSVデータで一括エクスポートしてエクセルに貼り付ければ良いのだ。

どっちにしろ、月末にはエクセルを操作しなければならないの?!と思うかもしれないけど、
明細入力をちょっとした隙間時間に片付けられるようになりエクセルを開くのが月一回で済むようになっただけで、私としてはかなり作業効率がアップした。

2 家計簿アプリ「zaim」をスマホにインストール

zaimをインストールし、アカウントを作成する。私はすでにプライベートの家計簿としてこのzaimを利用していたが、お店用に別アカウントを取得した。複数アカウントを切り替えて使うことも可能。(有料のプレミアムユーザーは切り替えが一発操作なのに対して、無料ユーザーは切り替え動作が面倒ではある。)

3 カテゴリーを設定

支出の中に「仕入高食材」→「食料品」、「仕入高酒類」→「酒」などとカテゴリーを作成していく。だいたい勘定科目に合わせているが、カテゴリーの名前は後から変えられるし、エクセル現金出納帳にデータを貼り付けてから上書きすることもできるので、適当でよい。

4 明細入力

 

レシートを見ながら入出金明細を入力していく。ここで便利なのが、日付は同じ日であれば次の明細入力時に選択しなおさなくてよいこと。また、お店の名前は一度入力すると予測入力でと選択肢が表示されるので選ぶだけでよい所も便利。しかもよく使うお店が上位に表示される。エクセルだといちいち入力するか、どこからかコピーして貼り付ける操作が入るので面倒。

5 PCからzaimにログインし、csvで明細をダウンロード

左上の「設定」メニューから「ファイル入出力」を選択。「zaimの記録データをダウンロード」からcsv形式でダウンロードできる。

zaimの機能では金融機関との自動連携も可能で、銀行口座と連携した場合、アプリ上は銀行の入出金明細も自動で取得される。しかし、「無料アカウントでダウンロードできるのは手動入力した分だけ」というところは注意点。

私は銀行の入出金明細はネットバンキングの照会機能から取得して、zaimからダウンロードした現金明細と合わせて現金出納帳を作成している。

6 エクセルの現金出納帳に貼り付けて完成

現金出納帳のエクセルはこのようなもの。

ダウンロードしたcsvから日付、お店、カテゴリをそれぞれ年月日、摘要、科目の欄に貼り付けていく。上にも書いた通り、銀行への入出金明細はzaimからは抽出できない(※)ので、別途インターネットバンキングから抽出して貼り付ける。

※zaimと銀行口座を連携せずに、銀行の入出金もすべて手動で入力すれば、銀行の入出金明細もzaimからダウンロードすることは可能。

現金出納帳エクセル


zaimへの入力作業はスマホでこまめに行い、月末にエクセルを開いて編集すれば、現金出納帳が完成。

現金出納帳のエクセル入力、面倒くさいな~、とお悩みの方の参考になれば、と思います。

飲食店を始める時に私が参考にした本についてはこちら↓

個人事業の飲食店を始める時に参考にした本、3選

会計処理は、「クロスポイント」のような飲食店経営のサポートサービスに依頼してしまうのも手かと思います。月5,000円~頼めるとのこと。


The following two tabs change content below.
保育園に通う2児を育てるワーキングマザー。新卒から10年同じ会社に勤め、仕事はお金のためだとしか思ってこなかった。産後、我が子と離れて過ごす時間をそんなふうに使うのはもったいないと思うように。仕事について、やりたい事について、模索中。詳しいプロフィールはこちら