エクセルで簡単!アルバイトの給与計算

こんにちは、ワーママpicaco(@wmpicaco_)です。
私はリモートワーク(お店からは離れた自宅環境)で飲食店の経営サポートをしています。

毎月アルバイト従業員、数名分の給与計算をエクセルを使ってやっているので、今回はその手順をまとめてみます。計算式の入ったエクセルシートの型を作ったおかげで、給与計算作業は毎月10〜20分くらいで済むようになりました。
 ※社会保険には加入していないのでその項目についての説明はありません。

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1 給与計算の流れ

(1) お店で紙のタイムカードに出勤時刻、退勤時刻を従業員が記入。
  月が締まったら全従業員のタイムカードを郵送で受け取る。
(2) タイムカードを見ながら自作の給与計算エクセルに出勤時刻、退勤時刻を入力する。
 (時給や交通費に変更があれば、該当する項目の記入値を更新)
(3) 特別手当(食事手当、ボーナスなど)があればその金額を入力し、給与計算完了。
(4) 支給日になったら給与明細を印刷して従業員に手渡し、給与の銀行振込を行う。

2 エクセルの構成

「1.給与明細」「2.計算」「3.源泉徴収税額表」の3シート構成

1.給与明細
給与計算結果が表示される。(2の計算シートから値をリンク表示。) 印刷してそのまま従業員に配布。

2 計算
時給、源泉徴収所得税、交通費 を計算するシート。

3 源泉徴収税額表
国税庁のページにある源泉徴収税額表のデータを貼り付けたシート。「2.計算」のシートから、この「3.源泉徴収税額表」シートを参照して源泉徴収所得税を計算する。
 

4 各シートの作成方法

始めに各シートの項目をざっと入力し、見た目を整えたる。
そのあと、エクセル関数を入力していく際は、「3.源泉徴収税額表」→「2.計算」→「1.給与明細」の順に作成するとよい。
1.給与明細
「2.計算」シートで計算された結果を表示し、算数式差引支給額を計算しているだけの簡単な表。
 
 写真の赤線項目「2.計算」シートから値を参照表示(※1)
労働日数、単価(時給)、勤務時間数、パート賃金、食事手当(※2)、通勤手当、所得税(※3)。
※1:参照表示は、セルの中に「=[参照先シート名]![参照先セル名]」と入力すればよい。
  例)参照先のシート名が「計算」、セルが「I39」の場合は、「=計算!I39」
※2:当店では、まかない食が出せなかった時に食事手当を現金で支給している。時給外での特別手当があればここに計上。
※3:所得税は、★と表示された場合のみ、以下の式で計算
=ROUNDDOWN(課税対象額セル*0.03063,0

写真の青線項目は、このシート内で完結する計算式。
支給合計: 基本給~欠勤控除までの合計
課税対象額:支給合計ー通勤手当ー社会保険料控除額
控除合計額:社会保険料控除額+所得税+住民税
差引支給額:支給合計ー控除合計額

2.計算
給与計算を行っているシート。
給与計算
写真の緑線項目は、値を入力する。
時給:従業員ごとに時給を入力
開始、終了時刻:タイムカードを見て全勤務日分、入力
交通費:一日分の交通費を入力
甲/乙:所得税の計算が甲か乙かを入力

写真の青線項目は、このシート内で完結する計算式。
勤務時間:「=終了時刻セル – 開始時刻セル」で何時間何分働いたかを算出
勤務時間(整数):時給の計算をするために時間を整数にする。
           =HOUR(勤務時間セル)+MINUTE(勤務時間セル)/60
時間数:1ヶ月の勤務時間(整数)の合計
     =SUM(月初日の勤務時間(整数)セル:月末日の勤務時間(整数)セル)
時給計:時給 × 1ヶ月の勤務時間数
              =時給セル*時間数セル
勤務日数:=COUNT(月初日の開始時刻セル:月末日の開始時刻セル)
交通費計: 1日の交通費×勤務日数
      =交通費セル*勤務日数セル
課税対象額:=時給計セル+交通費計セル

 写真の赤線項目「3.源泉徴収税額表」シートの値を参照して関数で計算
所得税:課税対象額と、甲か乙かの項目、と源泉徴収税額表を照らし合わせ、所得税を算出
=INDEX([源泉徴収のシート名]!所得税金額の範囲の左上セル:右下セル,MATCH([計算シート名]!課税対象額セル,[源泉徴収のシート名]!金額範囲〇以上の最上セル:最下セル,1),MATCH([計算シート名]!甲/乙セル,[源泉徴収のシート名]!甲の見出しセル:乙の見出しセル,0))
所得税計算の実際の式はこれ↓
=INDEX(源泉徴収!$D$4:$E$98,MATCH(計算!L46,源泉徴収!$B$4:$B$98,1),MATCH(計算!L47,源泉徴収!$D$3:$E$3,0))

3 源泉徴収税額表
国税庁のページにある源泉徴収税額表のエクセル版をダウンロードし、必要な項目を張り付けるだけ。当店では今のところ扶養家族がなし、の従業員しかいないので、甲と乙それぞれ扶養家族なし、部分のみを貼り付け。
※ 乙で最低レンジの場合は、所得税が以下の式にて算出されるため、この表上ではわかりやすいように★印を入れておく。
・その月の社会保険料等控除後の給与等の金額の3.063%に相当する金額

5 年末調整について

年末に毎月の源泉所得税を再計算して、過不足があれば調整するのが年末調整。これはうちのお店では、税理士さんに依頼している。毎年、12月支給の給与が確定した時点(月末締め翌月支給の場合は、12月頭)に計算可能となる。還付金の支給月は雇用主が決めてよい。妥当なところで12月支給か1月支給が考えられ、当店では1月支給としている。

<年末調整手続きの流れ>
・11月20日ごろ   税理士さんが年末調整必要書類を送ってくれる。
・12月初旬       1~11月度までの給与計算結果を税理士に共有
・翌年1月初旬     税理士より年末調整結果の共有
・1月20日給与にて  年末調整を反映した給与を支給


実は、時給の給与計算に毎月かなりの時間をかけている個人店の経営者がいるのではないかと思っています。こういった事務作業は効率的に短時間で終わらせて、もっと、商品の改善、販売に力を注ぎたいですよね。少しでもみなさまの参考になれば、と思います。

ちなみに、タイムレコーダーも一万円以下で買えるんですね。うちでは記入間違いがあったり、数日分まとめて記入してしまう従業員がいたりもしたので、タイムレコーダーを使ったほうが正確に管理できると思います。
飲食店経営をサポートしてもらえる「クロスポイント」のようなサービス(月額5,000円~)もあるので、こういったサービスを使うのも効率的かもしれないと思います。


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保育園に通う2児を育てるワーキングマザー。新卒から10年同じ会社に勤め、仕事はお金のためだとしか思ってこなかった。産後、我が子と離れて過ごす時間をそんなふうに使うのはもったいないと思うように。仕事について、やりたい事について、模索中。詳しいプロフィールはこちら